淄博会议速记案例：新材料企业客户验厂审核会

淄博一家化工新材料企业接受欧洲客户现场审核。审核官来了两位，一位看体系文件，一位看车间与实验室，两天时间，每天结束前都有一个小时的总结会。

现场情况第一天上午看文件：管理评审、内审、不合格品控制、供应商评估；下午进车间，看反应釜、精馏塔、包装线、仓储；第二天看实验室，重点问了检测方法、仪器校准、留样管理，最后开总结会列观察项。

难点一是术语与文件编号。审核官问的每一个点，企业答复时都会带上文件编号，比如「见 SOP-QC-023」，这些编号必须一字不差。二是问答节奏快。审核官连续追问，企业答得急，有时答非所问，记录要能看出「问了什么、答了什么、有没有答到」。三是车间环节，边走边问，没有麦克风。

我们的做法两人到场：一人在会议室记录，一人跟车间和实验室，用录音笔加手记。会前拿到体系文件清单、组织架构图和审核计划，把 200 多个文件编号、部门名称、产品型号做成对照表。

记录按「审核官问题—企业答复—涉及文件编号—是否闭环」四栏整理。车间部分按「区域—观察点—提问—答复」记录，晚上与会议室记录合并。

总结会上的观察项单独成节，每条注明严重程度和涉及部门，便于企业当天晚上就分派整改。

交付第二天下午审核结束前交付约 2.6 万字中英对照稿，附观察项清单 14 条。企业据此在两周内完成整改并提交了回复。

审核类会议我们会在交付时附一份「观察项分级表」：把专家意见按严重程度和涉及部门归类，标出哪些必须整改、哪些属于建议。企业拿到这张表，能直接分派到部门，不用再逐条判断轻重。这个做法是从几次审核项目里摸索出来的。

这类审核会，记录的准确性直接影响客户对企业的判断。淄博的化工、医药、新材料企业接受外资审核频繁，建议固定记录人员。电话 135-4328-0061。